¿Eres beneficiario de fondos culturales de los Programas de Financiamiento Cultural de la Ciudad de Austin, administrados por Create Austin? Navegar por el portal de Submittable es clave para gestionar tu premio de manera eficiente. Vamos a explorar los pasos para acceder y utilizar tu perfil de Submittable de manera efectiva.
Accediendo a tu Perfil de Submittable
Para acceder a tu perfil de Submittable, visita thelongcenter.submittable.com/submit y haz clic en la pestaña ‘Ver tus envíos’ en la parte superior derecha de tu pantalla.
También puedes acceder directamente a la página de inicio de sesión en thelongcenter.submittable.com/login.
Entendiendo tu Perfil de Submittable
Al iniciar sesión, llegarás a tu perfil de Submittable. Para encontrar tu premio específico, ve a la pestaña de Mis solicitudes y haz clic en el título del premio que deseas acceder.
Pestaña de Actividad
La pestaña de Actividad enumera todas las acciones administrativas tomadas por ti, el Long Center y la división de la ciudad que supervisa tu premio.
RECORDATORIO: El equipo de Create Austin está aquí para asegurarse de que recibas pagos, puedas navegar por el Portal de Submittable y tengas acceso a soporte administrativo general. El personal de la Ciudad de Austin está aquí para ayudarte con el lado programático de tu subvención. Ellos determinan todas las pautas del programa, revisan tus materiales de informes, finalizan los alcances del trabajo y responden preguntas sobre el contenido de tus actividades.
Pestaña de Mensajes
La pestaña de Mensajes es donde puedes ver todas las comunicaciones previas con el personal del Long Center o de la Ciudad de Austin. Puedes comunicarte con ambos equipos directamente a través de esta plataforma respondiendo a un mensaje o enviando uno nuevo.
Pestaña de Formularios
La pestaña de Formularios es donde presentarás todo el trabajo administrativo para tu premio de subvención. Hay cuatro tipos de formularios: Elegibilidad, Inicial, Adicional y Solicitud. Cada uno cumple un propósito específico en el proceso del premio.
- Formulario de Elegibilidad: Es el cuestionario que tomaste para acceder a la aplicación.
- Formulario Inicial: Es la aplicación en sí misma.
- Formularios Adicionales: Son enviados a ti por el personal de subvenciones. Una vez que los envíes, también pueden ser abiertos para edición si te piden hacer una corrección o deseas actualizar cierta información. Si hay una fecha límite para que envíes un formulario, puedes verla bajo el título del formulario.
- Formularios de Solicitud: Están disponibles para su envío repetido. El personal del Long Center y de la Ciudad tiene la capacidad de cambiar el estado de un formulario de solicitud para informarte cuándo una acción relacionada con tu envío se ha completado, aceptado o aún está en progreso.
Algunos Formularios Adicionales y de Solicitud son partes obligatorias del proceso de subvención, otros son herramientas opcionales a tu disposición. Una vez que hayas enviado un formulario adicional o de solicitud, podrás ver tus envíos bajo los formularios que aún no has enviado.
RECORDATORIO: Si comienzas un formulario y decides volver a él más tarde, guárdalo como borrador. Cualquier formulario que hayas comenzado pero no enviado tendrá tres puntos en el lado izquierdo y dirá ‘Continuar’ en el lado derecho. Los nuevos formularios que no has comenzado dirán ‘Abrir’.
Pestaña de Notas
La pestaña de Notas es un espacio para registrar pensamientos misceláneos, materiales y contenido relacionado con informes. No es visible para el personal de subvenciones.
Aceptando tu Premio
Al recibir tu correo electrónico de aceptación del premio, también recibirás un Formulario de Decisión de Premio. Presta mucha atención a las comunicaciones para asegurarte de no perder tu fecha límite.
Recibiendo tu Primer Pago
Verifica tus Datos Financieros
Para recibir tu primer pago, deberás firmar tu contrato y verificar tus datos financieros.
Para enviar tus datos financieros, haz clic en el ‘Formulario de información financiera – FY24′. La información necesaria para que el Long Center verifique tus datos y confirme la seguridad de tus fondos de subvención diferirá según tu situación y el método de pago que selecciones.
Si necesitas verificar un pago de prueba, puedes enviar la confirmación del monto recibido a través del Formulario de Verificación de Pago de Prueba.
Firma tu Contrato
Por favor, tenga en cuenta lo siguiente – La ciudad exige que todos los contratos de subvención estén en inglés. En algunos casos, Create Austin puede ayudar a los adjudicatarios a encontrar servicios lingüísticos externos.
premiados DE ELEVATE Y LIVE MUSIC FUND:
El Long Center es el titular del contrato para estas subvenciones. Esto significa que contratarás directamente con el Long Center, en lugar de la Ciudad de Austin. Firmarás tu contrato de subvención a través de DocuSign. Recibirás un correo electrónico de DocuSign con un enlace directo al contrato. Léelo detenidamente, incluidos todos los anexos, y firma en la página de la firma. Te recomendamos encarecidamente guardar tu contrato. Los pasos sobre cómo hacerlo están incluidos en el correo electrónico de Submittable que sigue al correo electrónico de DocuSign.
NOTA: No necesitas una cuenta de DocuSign para firmar tu contrato.
premiados DE HERITAGE PRESERVATION, NEXUS, O THRIVE:
Tu contrato será distribuido por la Ciudad y firmado fuera de Submittable.
CONSEJO: Una vez que hayas firmado tu contrato, tienes la opción de subirlo a través de este formulario. Si crees que podrías perderlo en tu bandeja de entrada, este es un lugar fácil para almacenarlo para acceso posterior. Si alguna vez necesitas solicitar un cambio en una parte de tu contrato, puedes hacerlo a través del Solicitud de modificación de contrato.
Completando el Proceso del Premio
Diferentes programas tienen requisitos variados, como informes de progreso y listas de eventos. Enviar una lista de eventos a Visit Austin es obligatorio para todos los eventos públicos realizados con fondos de la subvención. Enviar la verificación de tu lista de eventos es necesario para recibir tu pago interino o final, dependiendo de tu programa. Asistir a al menos dos sesiones de capacitación de Miles Partnership también es obligatorio.
Pestaña de Premios y Pagos
Para ver un registro de todos los pagos que se han distribuido, haz clic en la pestaña de Premios y Pagos. Puedes ver tu monto total adjudicado, la fecha de cada pago, el monto pagado y el memorando de Pago.
Accediendo al Soporte Técnico
La plataforma Submittable ofrece asistencia técnica únicamente en inglés. Sin embargo, Create Austin ha elaborado una Guía de Asistencia Técnica en español. Se puede encontrar en nuestro Centro de Recursos. El equipo de Create Austin también cuenta con hispanohablantes que pueden actuar como intermediarios con el personal de asistencia técnica de Submittable. Puede enviarnos un mensaje a través de su perfil o por correo electrónico a Cityofaustingrants@thelongcenter.org.